Saviez-vous que l’incorporation d’une société se fait en deux étapes et qu’elle nécessite une organisation juridique en plus du dépôt d’une demande de constitution au Registraire des entreprises?

Vous avez la fibre entrepreneuriale, vous songez à vous incorporer et votre beau-frère vous assure qu’il ne s’agit là que d’une formalité … « tu payes 322$ aux registraires des entreprises (REQ) et le tour est joué, je l’ai fait tout seul » vous dit-il. Attention, il est vrai que votre société sera dès lors constituée comme une société par actions au REQ, mais vous n’aurez accompli que l’étape numéro 1 de 2 qui compose l’incorporation d’une société, et ce, qu’elle soit constituée sous la Loi sur les sociétés par actions ou sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions.

En effet, beaucoup de gens oublient souvent l’étape numéro 2 de l’incorporation, à savoir l’organisation juridique de la société. C’est à cette étape que les décisions concernant, entre autres, l’adoption des Statuts et du règlement, l’endroit du siège social, la composition du conseil d’administration et la souscription à des actions de la société sont prises. Elles sont ensuite consignées dans le livre des procès-verbaux de la société (communément appelé le « Livre de minutes » de la société). Cette étape est d’ailleurs tellement importante qu’elle est prévue dans la Loi qui énonce que la première assemblée des actionnaires doit être tenue dans les 18 mois suivant la constitution.

Une belle analogie pour mieux comprendre l’incorporation serait de la comparer à une maison en construction. Premièrement, il faut une fondation à notre maison (Statuts de la société), ensuite il faudra bien l’isoler (règlement de la société) et finalement il faudra la décorer à notre goût (les résolutions). La maison ne sera complète qu’une fois tous ces éléments en place, comme l’incorporation ne sera complète qu’une fois l’organisation juridique de la société complétée.

C’est aussi à ce moment, que le notaire vous commandera le livre de votre société pour que vous puissiez y consigner, par la suite, toutes les décisions importantes de la société ainsi que les futures assemblées annuelles de vos actionnaires et de votre conseil d’administration.

Le livre de votre société représentera, dès cet instant, la vie de votre société, c’est-à-dire que chaque fois que la société prendra une décision importante, elle le fera par le biais de résolutions écrites qui seront ensuite conservées dans votre livre. Quand viendra le temps de transférer votre société à vos successeurs ou encore le temps de vendre votre société, il sera primordial d’avoir un livre de société en ordre et croyez-nous, vous épargnerez beaucoup d’argent en engageant un professionnel, comme le notaire, pour procéder à votre incorporation. Ce dernier s’assurera non seulement que vous partiez votre société du bon pied, mais aussi que vous la teniez à jour au fil des ans. En effet, la mise à jour d’un livre de société négligé rime souvent avec facture salée.

Chez SGH NOTAIRES, nous travaillons en étroite collaboration avec des professionnels du domaine pour que votre incorporation soit complète et qu’elle réponde à vos besoins allant de la sélection de votre capital-actions à l’organisation juridique de votre société en passant par l’obtention de vos numéros de taxes si nécessaire. Nous offrons également un service de mise à jour annuelle de votre livre de société.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations, il nous fera plaisir de répondre à vos questions.